Offerte aanmaken zonder legplan (vanuit offertelijst)

1. Ga naar de offertelijst

Uitleg

1. Ga naar de menubalk, navigeer naar "Administratie" ruk binnen de module administratie op "Offertes". Je ziet nu een lijst met daarin alle gemaakte offertes.

2. Hier kan je een offerte inzien of downloaden.

3. Door op "Nieuw" te drukken, maak je een nieuwe offerte aan. Deze offerte is nog niet aan een project gekoppeld en heeft ook geen legplan.

2. Open een nieuwe offerte

Uitleg

4. Omdat je de offerte maakt zonder legplan heb je geen artikelen. Voordat je deze kan toevoegen moet je eerst een project toevoegen.

3. Selecteer het project waar je de offerte voor wilt maken.

Uitleg

6. Je kan in de zoekbalk een project direct zoeken.

7. Als je het project gevonden hebt dan is kun je deze selecteren door er op te drukken.

8. Vervolgens druk je op "Selecteren" om het project te selecteren. De offerte wordt nu voor het geselecteerde project gemaakt.

4. Voeg artikels toe

Uitleg

9. Voordat je een offerte kan finaliseren, moet je artikelen toevoegen. Dit doe je door een artikel te kiezen en aan te geven hoeveel je van dit artikel wil toevoegen. Ook is het nodig om de juiste BTW-code te selecteren. Om het artikel toe te voegen aan de offerte klik je op de knop "+ Voeg Artikel Toe".

5. Meer details - Marges

Uitleg

10. Het is mogelijk om de marges bij de artikelen in te zien. Dit doe je door bij informatie de knop "Meer details" aan te zetten.

5.1 Meer details - Marges

Uitleg

11. Nu zie je hier de marges per artikel.

12. Ook kun je de totale marge op het project zien aan de onderkant van je artikel lijst.

6. Maak de offerte aan door op finaliseren te drukken

Uitleg

13. Als alle artikelen correct zijn toegevoegd dan kan je op de "Finaliseren" knop drukken, de offerte PDF wordt gegenereerd.

7. Selecteer de juiste offerte template voor dit project

Uitleg

14. Afhankelijk van de klant en het type project kan het zijn dat er meerdere offerte templates zijn voor projecten. Hier moet je de juiste template kiezen.

15. Door op "Genereren" te drukken wordt de offerte gegenereerd met de gekozen template.

8. De offerte via de e-mail versturen naar de klant

Uitleg

16. Nu de offerte gegenereerd is kan je onder "Informatie" het offertedocument downloaden of bekijken. Zo kan je alles nogmaals controleren.

17. Je kan aangeven of een offerte is goedgekeurd of geweigerd op basis van het antwoord van de klant.

18. Hier kan je een mail instellen die de offerte naar de klant verstuurd. Voordat je dit doet moet je wel zorgen dat je mail gekoppeld is met OpusFlow.

9. De e-mail opstellen

Uitleg

19. Voordat je de mail verstuurt is het nodig om het e-mail adres in te stellen van de mail vanaf waar je de offerte wil versturen. Voor de ontvanger wordt het contact geselecteerd dat aan het project hangt. Ook kan je een mail template selecteren en het onderwerp van de mail aanpassen.

20. Er worden standaard bijlages toegevoegd, als deze aan een artikel gekoppeld zijn. Denk hierbij aan een datasheet van een zonnepaneel. Of een artikel "Algemene voorwaarden" die automatisch de bijlage "Algemene voorwaarden" toevoegt.

21. Als je alles hebt opgesteld kan je de e-mail met de offerte naar de klant sturen, door op de knop "Verstuur Klant" te drukken.

10. Goedkeuren of weigeren van de offerte

Uitleg

23. Als de klant de offerte heeft goedgekeurd, dan kan je met deze knop de offerte goedkeuren in OpusFlow.