Offerte aanmaken zonder legplan (vanuit een project)

1. Open het project waar je een offerte voor wil aanmaken

Uitleg

1. Ga naar de menubalk, navigeer naar "Projecten" ga naar "Alles" en open het project waarvoor je een offerte wil maken. Dit doe je door op de naam van het project te drukken of door de knop "Project openen" te gebruiken aan het eind van de regel.

2. Als je een legplan nodig hebt, dan kan je dat maken door op naar dit tabje te gaan en op basis van een legplan de offerte te maken.

3. Onder het kopje offertes kan je alle offertes vinden die er voor dit project zijn gemaakt.

4. Je kan de gemaakte offertes openen, downloaden en zien welke offerte actief is. De actieve offerte is gelinkt aan het legplan en de BOM (Bill of material). Aan de hand van de actieve offerte zie je het juiste legplan en BOM binnen de werkvoorbereiding. Wat op zijn beurt weer de juist doorgaat naar de planning.

5. Als je een nieuwe offerte wil aanmaken zonder legplan dan kan dat door op "+ Nieuw" te drukken.

2. Voeg artikels toe om de offerte op te stellen

Uitleg

6. Voordat je een offerte kan aanmaken, moet je artikelen toevoegen. Dit doe je door een artikel te kiezen en aan te geven hoeveel je van dit artikel wil toevoegen. Om het artikel definitief toe te voegen aan de offerte druk je op de knop "+ Voeg Artikel Toe".

7. Als je het project wil aanpassen waar je de offerte voor maakt, dan kan je dit hier doen.

3. Sla de offerte op

Uitleg

8. Je kan de offerte tussendoor opslaan door op deze knop te klikken.

9. Het is mogelijk om de marges bij de artikelen in te zien. Dit doe je door bij informatie de knop "Meer details" aan te zetten.

4. Meer details

Uitleg

10. Nu zie je hier de marges per artikel.

11. Ook kun je de totale marge op het project zien aan de onderkant van je artikel lijst.

12. Als alle artikelen correct zijn toegevoegd dan kan je op de "Finaliseren" knop drukken, de offerte PDF wordt gegenereerd.

5. Selecteer de juiste offerte template voor dit project

Uitleg

13. Afhankelijk van de klant en het type project kan het zijn dat er meerdere offerte templates zijn voor projecten. Hier moet je de juiste template kiezen.

14. Door op "Genereren" te drukken wordt de offerte gegenereerd met de gekozen template.

6. De offerte via de e-mail versturen naar de klant

Uitleg

15. Nu de offerte gegenereerd is kan je onder "Informatie" het offertedocument downloaden of bekijken. Zo kan je alles nogmaals controleren.

16. Je kan aangeven of een offerte is goedgekeurd of geweigerd op basis van het antwoord van de klant.

17. Hier kan je een mail instellen die de offerte naar de klant verstuurd. Voordat je dit doet moet je wel zorgen dat je mail gekoppeld is met OpusFlow.

7. De e-mail opstellen

Uitleg

18. Voordat je de mail verstuurt is het nodig om het e-mail adres in te stellen van de mail vanaf waar je de offerte wil versturen. Voor de ontvanger wordt het contact geselecteerd dat aan het project hangt. Ook kan je een mail template selecteren en het onderwerp van de mail aanpassen.

19. Er worden standaard bijlages toegevoegd, als deze aan een artikel gekoppeld zijn. Denk hierbij aan een datasheet van een zonnepaneel. Of een artikel "Algemene voorwaarden" die automatisch de bijlage "Algemene voorwaarden" toevoegt.

20. Als je alles hebt opgesteld kan je de e-mail met de offerte naar de klant sturen, door op de knop "Verstuur Klant" te drukken.

8. Goedkeuren of weigeren van de offerte

Uitleg

21. Als de klant de offerte heeft goedgekeurd, dan kan je met deze knop de offerte goedkeuren in OpusFlow.