1. Open het project waarvoor je een offerte wilt maken
1. Ga naar de menubalk, navigeer naar "Projecten" ga naar "Alle" en open het project waarvoor je een offerte wilt maken. Dit doe je door op de naam van het project te klikken of door de knop "Project openen" aan het einde van de regel te gebruiken.
2. Als je een installatieplan nodig hebt, kun je er een maken door naar dit tabblad te gaan en de offerte te maken op basis van een installatieplan.
3. Onder het kopje offertes vind je alle offertes die voor dit project zijn gemaakt.
4. Je kunt de gemaakte offertes openen, downloaden en zien welke offerte actief is. De actieve offerte is gekoppeld aan het legplan en de BOM (Bill of Materials). Op basis van de actieve offerte ziet u het juiste legplan en de juiste BOM in de werkvoorbereiding. Die op zijn beurt de juiste doorgeeft aan de planning.
5. Als je een nieuwe offerte wilt maken zonder legplan, kun je dat doen door op "+ Nieuw" te drukken.
2. Artikelen toevoegen om de offerte te maken
6. Voordat u een offerte kunt maken, moet u items toevoegen. Dit doe je door een artikel te selecteren en aan te geven hoeveel je van dit artikel wilt toevoegen. Om het item definitief toe te voegen aan de offerte druk je op de "+ Add Item" knop.
7. Als je het project waarvoor je de offerte maakt wilt bewerken, kun je dat hier doen.
3. De offerte opslaan
8. Je kunt de offerte tussentijds opslaan door op deze knop te klikken.
9. Het is mogelijk om de marges van de artikelen te zien. Dit doe je door onder informatie de knop "Meer details" aan te zetten.
4. Meer details
10. Hier zie je de marges per artikel.
11. Je kunt ook de totale marge op het project zien onderaan je itemlijst.
12. Als alle items correct zijn toegevoegd, kunt u op de knop "Afronden" drukken, de PDF van de offerte wordt gegenereerd.
5. Selecteer de juiste offertesjabloon voor dit project
13. Afhankelijk van de klant en het type project kunnen er meerdere offertesjablonen voor projecten zijn. Hier moet je de juiste sjabloon kiezen.
14. Als u op "Genereren" drukt, wordt de offerte met de gekozen sjabloon gegenereerd.
6. De offerte via e-mail naar de klant sturen
15. Nu de offerte is gegenereerd, kunt u onder "Informatie" het offertedocument downloaden of bekijken. Zo kunt u alles nog eens controleren.
16. Je kunt aangeven of een aanbieding is goedgekeurd of afgewezen op basis van het antwoord van de klant.
17. Hier kunt u een mail instellen die de offerte naar de klant stuurt. Voordat u dit doet, moet u er wel voor zorgen dat uw mail gekoppeld is aan OpusFlow.
7. De e-mail opstellen
18. Voordat je de e-mail verstuurt, moet je het e-mailadres instellen van waaruit je de aanbieding wilt versturen. Voor de ontvanger selecteer je de contactpersoon die aan het project is gekoppeld. Je kunt ook een e-mailsjabloon selecteren en het onderwerp van de e-mail wijzigen.
19. Bijlagen worden standaard toegevoegd als ze gekoppeld zijn aan een artikel. Bijvoorbeeld een gegevensblad van een zonnepaneel. Of een artikel "Algemene voorwaarden" dat automatisch de bijlage "Algemene voorwaarden" toevoegt.
20. Zodra je alles hebt ingesteld, kun je de e-mail met de offerte naar de klant sturen door op de knop "Stuur klant" te drukken.
8. Goedkeuring of weigering van een offerte.
21. Als de klant de offerte heeft goedgekeurd, kunt u met deze knop de offerte goedkeuren in OpusFlow.
